5+ Contoh Percakapan Incoming Call di Hotel dan Telepon Pemesanan Kamar (Bilingual).
Dalam industri perhotelan, telepon masih menjadi salah satu sarana komunikasi penting antara hotel dan calon tamu. Melalui telepon, tamu dapat menanyakan ketersediaan kamar, mengetahui harga menginap, meminta informasi fasilitas, hingga melakukan reservasi secara langsung. Bagi staf Front Office, kemampuan menangani incoming call atau panggilan telepon masuk secara profesional merupakan bagian penting dari pelayanan hotel. Cara staf menyapa penelepon, menyampaikan informasi, dan mengonfirmasi permintaan dapat memengaruhi kesan pertama calon tamu terhadap hotel. Kemampuan berkomunikasi dalam bahasa Inggris juga menjadi nilai tambah, terutama ketika hotel menerima telepon dari wisatawan mancanegara atau tamu yang lebih nyaman menggunakan bahasa Inggris.
Lantas, bagaimana contoh percakapan incoming call di hotel yang benar? Bagaimana pula cara menerima telepon pemesanan kamar dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris? Artikel ini membahas tujuh contoh percakapan telepon hotel bilingual yang dapat dijadikan referensi oleh resepsionis, staf reservasi, siswa perhotelan, mahasiswa pariwisata, maupun siapa saja yang ingin mempelajari standar komunikasi profesional di hotel.
Apa Itu Incoming Call di Hotel?
Incoming call di hotel adalah panggilan telepon masuk yang diterima oleh pihak hotel dari calon tamu, tamu yang sedang menginap, perusahaan, agen perjalanan, maupun pihak lain yang membutuhkan informasi atau layanan. Dalam operasional hotel, incoming call biasanya ditangani oleh bagian Front Office, Reservation, atau departemen terkait sesuai dengan kebutuhan penelepon.
Beberapa tujuan incoming call yang umum terjadi antara lain:
- Menanyakan informasi harga dan ketersediaan kamar.
- Melakukan pemesanan kamar hotel.
- Menanyakan fasilitas dan layanan hotel.
- Mengonfirmasi reservasi yang sudah dibuat.
- Meminta informasi lokasi dan akses transportasi.
- Mengajukan permintaan khusus sebelum kedatangan.
- Menyampaikan keluhan atau meminta bantuan selama menginap.
Standar Greeting Saat Menerima Telepon Hotel
Sebelum mempelajari contoh percakapan, penting untuk memahami urutan dasar menerima telepon di hotel. Greeting atau salam pembuka merupakan bagian pertama yang membentuk kesan profesional.
Berikut contoh greeting yang dapat digunakan.
|
Waktu |
Bahasa Inggris |
Bahasa Indonesia |
|---|---|---|
|
Pagi |
Good morning. |
Selamat pagi. |
|
Siang |
Good afternoon. |
Selamat siang. |
|
Malam |
Good evening. |
Selamat malam. |
|
Menawarkan bantuan |
How may I assist you? |
Ada yang bisa saya bantu? |
|
Meminta menunggu |
May I place you on hold for a moment, please? |
Mohon menunggu sebentar, ya. |
|
Mengucapkan terima kasih |
Thank you for calling. |
Terima kasih telah menghubungi kami. |
Contoh greeting lengkap:
Bahasa Inggris:
Good morning, Kings Inn Kairatu. This is the Front Office. How may I assist you?
Bahasa Indonesia:
Selamat pagi, Kings Inn Kairatu. Dengan bagian Front Office. Ada yang bisa kami bantu?
Greeting tersebut dapat disesuaikan dengan nama hotel dan standar operasional prosedur (SOP) masing-masing properti.
1. Contoh Percakapan Incoming Call untuk Menanyakan Informasi Hotel
Situasi pertama adalah ketika penelepon ingin mengetahui informasi umum mengenai hotel sebelum memutuskan untuk menginap.
Situasi: Calon tamu menelepon untuk menanyakan apakah hotel menyediakan berbagai pilihan kamar.
Versi Bahasa Indonesia
Resepsionis: Selamat pagi, Kings Inn Kairatu. Ada yang bisa kami bantu?
Tamu: Selamat pagi. Saya ingin bertanya mengenai fasilitas dan pilihan kamar yang tersedia di hotel.
Resepsionis: Dengan senang hati, Bapak/Ibu. Kami memiliki beberapa pilihan kamar yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan menginap Anda.
Tamu: Apakah tersedia kamar untuk satu orang?
Resepsionis: Ya, tersedia pilihan kamar kapsul untuk satu orang. Kami juga memiliki tipe kamar lain untuk kebutuhan menginap yang berbeda.
Tamu: Baik. Kalau saya ingin mengetahui informasi harga, bagaimana caranya?
Resepsionis: Kami dapat membantu memberikan informasi harga sesuai tipe kamar dan tanggal menginap yang Anda inginkan.
Tamu: Baik, terima kasih atas informasinya.
Resepsionis: Sama-sama, Bapak/Ibu. Terima kasih telah menghubungi Kings Inn Kairatu. Semoga kami dapat menyambut Anda dalam waktu dekat.
English Version
Receptionist: Good morning, Kings Inn Kairatu. How may I assist you?
Guest: Good morning. I would like to ask about your hotel facilities and available room types.
Receptionist: Certainly, Sir/Madam. We offer several room options to suit different accommodation needs.
Guest: Do you have a room for one person?
Receptionist: Yes, we have a capsule room option for one guest. We also offer other room types to suit different needs.
Guest: I see. How can I find out about the room rates?
Receptionist: I would be happy to provide the rates based on your preferred room type and stay dates.
Guest: All right. Thank you for the information.
Receptionist: You're welcome, Sir/Madam. Thank you for calling Kings Inn Kairatu. We hope to welcome you soon.
Catatan hotelier: Staf sebaiknya tidak langsung menjanjikan ketersediaan kamar atau menyebutkan harga yang belum diverifikasi. Informasi harus disesuaikan dengan tipe kamar, tanggal menginap, dan tarif yang berlaku.
2. Contoh Percakapan Telepon Pemesanan Kamar Hotel
Pemesanan kamar atau room reservation merupakan salah satu jenis incoming call yang paling umum. Pada situasi ini, staf perlu menggali informasi secara sistematis agar reservasi tercatat dengan benar.
Situasi: Calon tamu ingin memesan kamar untuk perjalanan bisnis.
Versi Bahasa Indonesia
Resepsionis: Selamat siang, Kings Inn Kairatu. Ada yang bisa kami bantu?
Tamu: Selamat siang. Saya ingin memesan kamar untuk perjalanan bisnis minggu depan.
Resepsionis: Baik, Bapak. Boleh kami mengetahui tanggal check-in dan check-out yang diinginkan?
Tamu: Saya berencana check-in tanggal 27 Oktober dan check-out tanggal 29 Oktober.
Resepsionis: Baik. Untuk berapa orang dan tipe kamar apa yang Bapak inginkan?
Tamu: Untuk satu orang. Saya ingin mengetahui pilihan kamar dan harganya terlebih dahulu.
Resepsionis: Tentu, Bapak. Kami akan memeriksa ketersediaan kamar dan tarif untuk tanggal tersebut. Mohon menunggu sebentar.
Tamu: Baik.
Resepsionis: Terima kasih telah menunggu. Kami akan menjelaskan pilihan kamar, harga, serta ketentuan reservasi yang berlaku. Setelah Bapak memilih, kami dapat membantu melanjutkan proses pemesanan.
Tamu: Baik, silakan informasikan detailnya.
Resepsionis: Dengan senang hati, Bapak.
English Version
Receptionist: Good afternoon, Kings Inn Kairatu. How may I assist you?
Guest: Good afternoon. I would like to book a room for a business trip next week.
Receptionist: Certainly, Sir. May I know your check-in and check-out dates?
Guest: I plan to check in on October 27 and check out on October 29.
Receptionist: Thank you, Sir. How many guests will be staying, and do you have a preferred room type?
Guest: Just one guest. I would like to know the available room options and rates first.
Receptionist: Certainly, Sir. Let me check the room availability and rates for those dates. May I place you on hold for a moment, please?
Guest: Of course.
Receptionist: Thank you for waiting. I will explain the available room options, rates, and applicable reservation policies. Once you have selected a room, I can assist you with the booking process.
Guest: All right. Please go ahead.
Receptionist: Certainly, Sir.
Catatan hotelier: Dalam praktik reservasi, staf sebaiknya mengonfirmasi nama tamu, tanggal kedatangan dan keberangkatan, jumlah tamu, tipe kamar, tarif, kebijakan pembayaran, serta ketentuan pembatalan. Reservasi baru boleh dinyatakan terkonfirmasi setelah prosedur yang ditetapkan hotel terpenuhi.
Untuk calon tamu yang ingin membandingkan tipe kamar terlebih dahulu, staf dapat mengarahkan mereka ke halaman kamar Kings Inn Kairatu.
3. Contoh Percakapan Telepon Menanyakan Harga Kamar
Tidak semua penelepon langsung ingin melakukan reservasi. Sebagian hanya ingin membandingkan tarif dan fasilitas sebelum mengambil keputusan.
Dalam situasi ini, resepsionis perlu menjawab dengan jelas tanpa memberikan informasi harga yang menyesatkan.
Versi Bahasa Indonesia
Resepsionis: Selamat pagi, Kings Inn Kairatu. Ada yang bisa kami bantu?
Tamu: Selamat pagi. Saya ingin bertanya, berapa harga kamar per malam di hotel Anda?
Resepsionis: Tentu, Bapak/Ibu. Harga kamar berbeda sesuai tipe kamar, tanggal menginap, dan tarif yang berlaku. Apakah Anda sudah menentukan tanggal kedatangan?
Tamu: Rencananya akhir pekan ini.
Resepsionis: Baik. Mohon informasikan tanggal check-in, check-out, dan jumlah tamu agar kami dapat memeriksa tarif yang sesuai.
Tamu: Untuk dua orang, menginap satu malam.
Resepsionis: Baik, Bapak/Ibu. Kami akan memeriksa pilihan kamar yang sesuai dan menjelaskan harga serta fasilitas yang termasuk dalam tarif tersebut.
Tamu: Apakah sarapan sudah termasuk?
Resepsionis: Ketentuan sarapan bergantung pada tipe kamar dan tarif yang dipilih. Kami akan memastikan informasi tersebut sebelum Anda melakukan pemesanan.
Tamu: Baik, terima kasih.
Resepsionis: Sama-sama. Kami siap membantu jika Anda ingin melanjutkan reservasi.
English Version
Receptionist: Good morning, Kings Inn Kairatu. How may I assist you?
Guest: Good morning. I would like to know your room rates per night.
Receptionist: Certainly. Our rates vary depending on the room type, stay dates, and applicable rate plan. Have you decided on your arrival date?
Guest: I am planning to stay this weekend.
Receptionist: All right. May I have your check-in and check-out dates and the number of guests so I can check the appropriate rates?
Guest: Two guests for one night.
Receptionist: Thank you. I will check the suitable room options and explain the rates and included amenities.
Guest: Is breakfast included?
Receptionist: Breakfast inclusion depends on the room type and selected rate plan. I will confirm the details before you make a reservation.
Guest: All right. Thank you.
Receptionist: You're welcome. We will be happy to assist you with your reservation.
Catatan hotelier: Hindari hanya menyebutkan tarif terendah tanpa menjelaskan tipe kamar dan ketentuannya. Calon tamu perlu mengetahui apakah tarif tersebut mencakup sarapan, pajak atau biaya lain yang berlaku, serta kebijakan pembatalan.
4. Contoh Percakapan Incoming Call untuk Mengonfirmasi Reservasi
Konfirmasi reservasi membantu memastikan bahwa data pemesanan sesuai dengan kebutuhan tamu. Panggilan ini dapat berasal dari tamu yang ingin memastikan kembali detail reservasi sebelum tiba di hotel.
Versi Bahasa Indonesia
Resepsionis: Selamat siang, Kings Inn Kairatu. Ada yang bisa kami bantu?
Tamu: Selamat siang. Saya ingin mengonfirmasi reservasi kamar yang sudah saya buat sebelumnya.
Resepsionis: Baik, Bapak/Ibu. Boleh kami mengetahui nama yang digunakan saat melakukan pemesanan?
Tamu: Atas nama Andi Pratama.
Resepsionis: Terima kasih. Mohon menunggu sebentar, kami akan memeriksa data reservasinya.
Tamu: Baik.
Resepsionis: Terima kasih telah menunggu. Kami telah menemukan data reservasi atas nama Andi Pratama. Untuk memastikan, apakah tanggal kedatangannya 27 Oktober dan keberangkatannya 29 Oktober?
Tamu: Benar.
Resepsionis: Baik, Bapak. Detail tersebut sesuai dengan data yang tercatat. Apakah ada informasi lain yang ingin Anda pastikan sebelum kedatangan?
Tamu: Tidak, itu saja. Terima kasih.
Resepsionis: Sama-sama. Kami menantikan kedatangan Anda di Kings Inn Kairatu.
English Version
Receptionist: Good afternoon, Kings Inn Kairatu. How may I assist you?
Guest: Good afternoon. I would like to confirm a room reservation I made earlier.
Receptionist: Certainly. May I have the name under which the reservation was made?
Guest: The reservation is under Andi Pratama.
Receptionist: Thank you. Please allow me a moment to check the reservation details.
Guest: Certainly.
Receptionist: Thank you for waiting. I have located a reservation under Andi Pratama. May I confirm that your arrival date is October 27 and your departure date is October 29?
Guest: That's correct.
Receptionist: Thank you, Sir. Those details match our records. Is there anything else you would like to confirm before your arrival?
Guest: No, that's all. Thank you.
Receptionist: You're welcome. We look forward to welcoming you to Kings Inn Kairatu.
Catatan hotelier: Verifikasi reservasi harus mengikuti SOP hotel. Jangan mengungkapkan informasi pribadi atau detail pembayaran kepada penelepon yang identitas dan kewenangannya belum diverifikasi.
5. Contoh Percakapan Telepon Menanyakan Fasilitas Hotel
Calon tamu sering menghubungi hotel untuk memastikan fasilitas yang tersedia, seperti Wi-Fi, sarapan, parkir, restoran, atau kolam renang.
Staf perlu memberikan jawaban berdasarkan fasilitas aktual dan ketentuan masing-masing tipe kamar.
Versi Bahasa Indonesia
Resepsionis: Selamat pagi, Kings Inn Kairatu. Ada yang bisa kami bantu?
Tamu: Selamat pagi. Saya berencana menginap di hotel Anda. Apakah tersedia Wi-Fi dan fasilitas parkir?
Resepsionis: Ya, Bapak/Ibu. Kami menyediakan Wi-Fi dan fasilitas parkir bagi tamu.
Tamu: Apakah hotel juga memiliki kolam renang?
Resepsionis: Kami memiliki fasilitas kolam renang privat pada tipe Villa. Jika Anda tertarik, kami dapat membantu memberikan informasi lebih lanjut mengenai tipe kamar tersebut.
Tamu: Menarik. Apakah sarapan juga tersedia?
Resepsionis: Sarapan tersedia sesuai dengan ketentuan tipe kamar atau tarif yang dipilih. Kami dapat membantu memeriksa detailnya untuk tanggal menginap Anda.
Tamu: Baik. Terima kasih atas informasinya.
Resepsionis: Sama-sama. Kami senang dapat membantu. Semoga Anda menikmati pengalaman menginap bersama kami.
English Version
Receptionist: Good morning, Kings Inn Kairatu. How may I assist you?
Guest: Good morning. I am planning to stay at your hotel. Do you provide Wi-Fi and parking facilities?
Receptionist: Yes, we do. We provide Wi-Fi and parking facilities for our guests.
Guest: Do you also have a swimming pool?
Receptionist: We offer a private swimming pool with our Villa accommodation. I would be happy to provide more information about this room type.
Guest: That sounds interesting. Is breakfast also available?
Receptionist: Breakfast is available according to the selected room type or rate plan. I can help check the details for your intended stay.
Guest: All right. Thank you for the information.
Receptionist: You're welcome. It is our pleasure to assist you. We hope you enjoy your stay with us.
Untuk informasi lebih lengkap mengenai akomodasi dan fasilitas, calon tamu dapat membaca review fasilitas dan harga Kings Inn Kairatu.
6. Contoh Percakapan Incoming Call untuk Permintaan Khusus Tamu
Penelepon terkadang mempunyai kebutuhan khusus sebelum menginap, misalnya meminta tempat tidur tertentu, kamar yang lebih tenang, atau informasi mengenai fasilitas untuk keluarga.
Prinsip utamanya adalah mendengarkan permintaan dengan baik, mencatatnya, dan menjelaskan apakah permintaan tersebut dapat dipenuhi atau masih perlu dikonfirmasi.
Versi Bahasa Indonesia
Resepsionis: Selamat sore, Kings Inn Kairatu. Ada yang bisa kami bantu?
Tamu: Selamat sore. Saya berencana menginap bersama keluarga. Apakah saya bisa meminta kamar yang tenang?
Resepsionis: Tentu, Bapak/Ibu. Kami dapat mencatat preferensi tersebut dan memeriksa kemungkinan penempatan kamar sesuai ketersediaan.
Tamu: Baik. Saya juga ingin memastikan apakah kamar tersebut cocok untuk dua orang dewasa.
Resepsionis: Dengan senang hati. Kami akan membantu memeriksa kapasitas kamar dan fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan keluarga Anda.
Tamu: Apakah permintaan saya bisa dipastikan sekarang?
Resepsionis: Untuk penempatan kamar, kami perlu memeriksa ketersediaan terlebih dahulu. Kami akan menyampaikan konfirmasi sesuai kondisi dan kebijakan hotel.
Tamu: Baik, saya mengerti. Terima kasih.
Resepsionis: Sama-sama. Terima kasih telah menghubungi Kings Inn Kairatu.
English Version
Receptionist: Good afternoon, Kings Inn Kairatu. How may I assist you?
Guest: Good afternoon. I am planning to stay with my family. Could I request a quiet room?
Receptionist: Certainly. We can note your preference and check whether a suitable room is available.
Guest: Thank you. I would also like to make sure the room is suitable for two adults.
Receptionist: Of course. I can help check the room capacity and facilities to find an option that suits your family's needs.
Guest: Can you guarantee my request now?
Receptionist: We will need to check availability first. We will confirm your request according to the hotel's availability and policies.
Guest: All right. I understand. Thank you.
Receptionist: You're welcome. Thank you for calling Kings Inn Kairatu.
Catatan hotelier: Bedakan antara request noted dan request confirmed. Permintaan khusus yang belum dipastikan tidak boleh dijanjikan sebagai fasilitas atau penempatan yang pasti tersedia.
7. Contoh Percakapan Incoming Call untuk Menangani Keluhan Tamu
Keluhan melalui telepon membutuhkan kemampuan komunikasi yang lebih tinggi. Staf harus mendengarkan tanpa menyela, menunjukkan empati, mengumpulkan informasi yang diperlukan, dan meneruskan masalah kepada departemen yang berwenang.
Versi Bahasa Indonesia
Resepsionis: Selamat malam, Kings Inn Kairatu. Ada yang bisa kami bantu?
Tamu: Selamat malam. Saya ingin menyampaikan keluhan mengenai kamar yang saya tempati.
Resepsionis: Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami, Bapak/Ibu. Boleh kami mengetahui nomor kamar dan kendala yang terjadi?
Tamu: Saya menginap di kamar 205. AC di kamar terasa kurang dingin.
Resepsionis: Baik, Bapak/Ibu. Terima kasih telah memberi tahu kami. Kami akan mencatat keluhan tersebut dan mengoordinasikannya dengan tim terkait untuk pemeriksaan lebih lanjut.
Tamu: Kira-kira kapan akan diperiksa?
Resepsionis: Kami akan segera menghubungi tim terkait dan memberikan informasi mengenai tindak lanjutnya. Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini.
Tamu: Baik, saya tunggu.
Resepsionis: Terima kasih atas pengertiannya. Kami akan berusaha membantu menyelesaikan kendala tersebut secepat mungkin.
English Version
Receptionist: Good evening, Kings Inn Kairatu. How may I assist you?
Guest: Good evening. I would like to report a problem with my room.
Receptionist: I'm sorry for the inconvenience, Sir/Madam. May I have your room number and details of the issue?
Guest: I'm staying in room 205. The air conditioner doesn't seem to be cooling properly.
Receptionist: Thank you for letting us know. We will record your complaint and coordinate with the relevant team for further inspection.
Guest: How soon can someone check it?
Receptionist: We will contact the relevant team as soon as possible and update you on the next steps. We apologize for the inconvenience.
Guest: All right. I'll wait.
Receptionist: Thank you for your understanding. We will do our best to resolve the issue as quickly as possible.
Catatan hotelier: Jangan menyalahkan tamu, berdebat, atau menjanjikan waktu penyelesaian yang belum dikonfirmasi. Jika masalah membutuhkan tindakan teknis, pastikan keluhan diteruskan dan ditindaklanjuti sesuai SOP.
Etika Profesional Saat Menangani Incoming Call Hotel
Selain menguasai contoh percakapan, staf hotel perlu memahami etika menerima telepon. Berikut beberapa standar yang dapat diterapkan dalam operasional Front Office.
1. Menjawab Telepon dengan Cepat
Usahakan menjawab telepon sesegera mungkin sesuai SOP hotel. Dalam banyak operasional hotel, menjawab dalam tiga dering dijadikan target pelayanan, meskipun standar sebenarnya dapat berbeda antarproperti.
2. Menggunakan Nada Suara yang Ramah
Berbicara dengan jelas, tenang, dan sopan. Hindari nada terburu-buru, suara terlalu pelan, atau intonasi yang terkesan tidak tertarik membantu tamu.
3. Menyebutkan Nama Hotel atau Departemen
Awali percakapan dengan greeting, identitas hotel atau departemen, dan tawaran bantuan. Cara ini membantu penelepon mengetahui bahwa mereka sudah terhubung dengan pihak yang tepat.
4. Mendengarkan dengan Aktif
Jangan memotong pembicaraan tamu. Dengarkan kebutuhan mereka, lalu ulangi informasi penting seperti tanggal reservasi, jumlah tamu, dan tipe kamar untuk mengurangi kesalahan pencatatan.
5. Meminta Izin Sebelum Menahan Panggilan
Jika perlu memeriksa informasi, sampaikan permohonan izin terlebih dahulu.
Contoh:
“Mohon menunggu sebentar, Bapak/Ibu. Saya akan memeriksa informasi tersebut terlebih dahulu.”
Dalam bahasa Inggris:
“May I place you on hold for a moment while I check that information, please?”
Jika pemeriksaan membutuhkan waktu lama, berikan pembaruan kepada penelepon sesuai SOP.
6. Memberikan Informasi yang Akurat
Jangan mengarang harga, ketersediaan kamar, fasilitas, atau kebijakan hotel. Periksa sistem reservasi dan sumber informasi resmi sebelum memberikan jawaban.
7. Mengakhiri Percakapan dengan Sopan
Sebelum menutup telepon, pastikan kebutuhan utama penelepon sudah ditangani.
Contoh:
“Apakah ada hal lain yang bisa kami bantu? Terima kasih telah menghubungi Kings Inn Kairatu. Selamat sore.”
Dalam bahasa Inggris:
“Is there anything else I can assist you with? Thank you for calling Kings Inn Kairatu. Have a pleasant evening.”
Kosakata Bahasa Inggris yang Sering Digunakan Saat Menerima Telepon Hotel
Berikut beberapa istilah penting yang perlu dikuasai staf Front Office dan Reservation.
|
Istilah |
Arti dalam Bahasa Indonesia |
|---|---|
|
Incoming call |
Panggilan telepon masuk |
|
Front Office |
Departemen kantor depan hotel |
|
Reservation |
Reservasi atau pemesanan |
|
Room availability |
Ketersediaan kamar |
|
Room rate |
Tarif kamar |
|
Check-in date |
Tanggal kedatangan |
|
Check-out date |
Tanggal keberangkatan |
|
Room type |
Tipe kamar |
|
Booking confirmation |
Konfirmasi pemesanan |
|
Special request |
Permintaan khusus |
|
Hold the line |
Menunggu di telepon |
|
Complimentary |
Fasilitas atau layanan tanpa biaya sesuai ketentuan |
|
Cancellation policy |
Kebijakan pembatalan |
|
Follow-up |
Tindak lanjut |
|
Guest complaint |
Keluhan tamu |
Menguasai kosakata tersebut akan membantu staf berkomunikasi secara lebih lancar, khususnya saat melayani tamu yang menggunakan bahasa Inggris.
FAQ: Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apa yang dimaksud dengan incoming call di hotel?
Incoming call di hotel adalah panggilan telepon masuk dari calon tamu, tamu yang menginap, perusahaan, atau pihak lain yang membutuhkan informasi maupun layanan hotel.
2. Bagaimana cara menjawab telepon hotel dengan benar?
Mulailah dengan salam sesuai waktu, sebutkan nama hotel atau departemen, lalu tawarkan bantuan. Contohnya, “Good morning, Kings Inn Kairatu. How may I assist you?”
3. Apa saja informasi yang perlu ditanyakan saat menerima telepon pemesanan kamar?
Informasi utamanya meliputi nama tamu, tanggal check-in dan check-out, jumlah tamu, tipe kamar yang diinginkan, tarif, kontak yang diperlukan, serta ketentuan pembayaran dan pembatalan.
4. Apa perbedaan incoming call dan outgoing call di hotel?
Incoming call merupakan panggilan yang diterima hotel dari pihak luar. Sebaliknya, outgoing call merupakan panggilan yang dilakukan oleh staf hotel kepada tamu, calon tamu, perusahaan, atau pihak lain.
5. Apa kalimat bahasa Inggris yang tepat untuk menawarkan bantuan melalui telepon?
Kalimat yang umum digunakan adalah “How may I assist you?” atau “How may I help you?” Keduanya berarti “Ada yang bisa saya bantu?” dan sesuai untuk komunikasi pelayanan hotel.
6. Apa yang harus dilakukan jika tidak mengetahui jawaban pertanyaan tamu?
Jangan menebak atau memberikan informasi yang belum pasti. Sampaikan bahwa Anda akan memeriksa informasi tersebut, mintalah izin untuk menahan panggilan bila diperlukan, kemudian berikan jawaban setelah memperoleh konfirmasi dari sumber yang tepat.
Kesimpulan
Kemampuan menangani incoming call merupakan salah satu keterampilan penting bagi staf Front Office dan Reservation. Komunikasi melalui telepon yang profesional dapat membantu hotel memberikan informasi secara akurat, menangani kebutuhan calon tamu, memproses reservasi, serta membangun kesan pelayanan yang positif. Melalui tujuh contoh percakapan bilingual di atas, staf hotel dapat mempelajari cara menangani berbagai situasi, mulai dari pertanyaan umum, pemesanan kamar, konfirmasi reservasi, permintaan fasilitas, hingga penanganan keluhan.
Kunci utamanya adalah menggunakan greeting yang tepat, mendengarkan dengan aktif, memastikan informasi sebelum menyampaikannya, serta mengakhiri percakapan dengan sopan. Bagi Anda yang sedang merencanakan perjalanan ke Kairatu, Seram Barat, Maluku, Kings Inn Kairatu menyediakan beragam pilihan kamar untuk kebutuhan perjalanan yang berbeda. Anda dapat melihat pilihan kamar Kings Inn Kairatu untuk memperoleh informasi mengenai akomodasi sebelum menentukan rencana menginap.
Pelayanan yang baik dimulai dari komunikasi yang baik, bahkan sebelum tamu tiba di hotel.
